TIETOSUOJASELOSTE: Voxit-palvelu (Motiva Oy)

Laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Motiva Oy
Siltasaarenkatu 10, 00530 Helsinki
2901139-5

Tietosuojavastaava: tietosuoja@motiva.fi

2. Järjestelmän tekninen toimittaja (Henkilötietojen käsittelijä)

Haltu Oy
Palvelun tekninen ylläpito, tietoturva ja palvelinkapasiteetti.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme tietoja tarjotaksemme alueen asukkaille ja palveluiden käyttäjille Voxit-osallistumisalustan. Palvelun avulla kerätään mielipiteitä ja käydään keskustelua hyvinvointialueen palveluiden ja strategian kehittämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yleinen etu ja julkisen vallan käyttö (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta) osana hyvinvointialueen lakisääteistä velvollisuutta kuulla asukkaitaan.

4. Rekisterin tietosisältö

Palvelu on suunniteltu siten, että siihen osallistutaan pääsääntöisesti nimettömänä. Kerättävät tiedot jakautuvat kahteen ryhmään:

A) Keskustelijat (Osallistujat)

Voxit-palveluun osallistuvilta ei kysytä nimeä, sähköpostiosoitetta tai henkilötunnusta. Palvelun teknisen toiminnan varmistamiseksi kerätään kuitenkin seuraavat tiedot:

• IP-osoite: Käytetään väärinkäytösten estämiseen ja ääntenlaskennan eheyden varmistamiseen. IP-osoitteet poistetaan automaattisesti 30 vuorokauden kuluttua osallistumisesta.
• Evästeet: Istunnon tekniseen hallintaan.
• Sisältötiedot: Käyttäjän kirjoittamat kommentit ja mielipiteet sekä annetut äänet.

Huomio: Käyttäjien kirjoittamat kommentit ennakkomoderoidaan. Mikäli kommentti sisältää tunnistettavia henkilötietoja, se hylätään eikä sitä julkaista palvelussa.

B) Palvelun ylläpitäjät (Rekisterinpitäjän henkilöstö)

Pääkäyttäjinä toimivista työntekijöistä tallennetaan nimi, sähköpostiosoite sekä käyttäjätunnus.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään heidän käyttäessään palvelua (kirjoittaessaan kommentteja tai äänestäessään). Tekniset tunnistetiedot (IP-osoite) kertyvät automaattisesti palvelun käytön yhteydessä.

6. Tietojen luovutukset ja siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun palveluntarjoaja Haltu Oy sekä sen alihankkija UpCloud Ltd (palvelinkapasiteetti).

Tiedot sijaitsevat fyysisesti Suomessa (Helsinki).

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoturva on varmistettu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein:

• Tekninen suojaus: Kaikki tietoliikenne on salattu (SSL/TLS). Palvelimet sijaitsevat ISO 27001 -sertifioidussa konesalissa Suomessa.
• Pääsynhallinta: Pääsy järjestelmän hallintaan on vain niillä rekisterinpitäjän ja Haltu Oy:n työntekijöillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.
• Tietojen hävittäminen: Osallistujien IP-osoitteet poistetaan järjestelmästä pysyvästi 30 vuorokauden kuluttua ensimmäisestä osallistumiskerrasta.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä, pyytää tietojen oikaisua tai poistamista sekä rajoittaa käsittelyä.

Huomio oikeuksien käyttämiseen: Koska palveluun osallistutaan nimettömästi, emme useimmissa tapauksissa pysty yhdistämään yksittäistä vastausta tiettyyn luonnolliseen henkilöön. Tämän vuoksi rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen voi olla mahdotonta ilman, että käyttäjä antaa lisätietoja tunnistamista varten.

Tietosuojaa koskevissa asioissa voitte olla yhteydessä kohdassa 1 mainittuun tietosuojavastaavaan.